Personaliseer één document voor meerdere contacten tegelijk
Direct aan de slag?
Lees hier stap voor stap hoe het werkt
Geadresseerd aan…
Om de functie te gebruiken, maak je eerst een groep met daarin alle geadresseerden. Open de app ‘Contacten’, houd de Cmd-toets ingedrukt en klik tegelijk op alle contacten waarnaar je het document wilt versturen.
Contacten
Iedereen verzameld? Ga in de menubalk bovenin naar ‘Archief>Nieuwe groep van selectie’: in Contacten staat nu een groep genaamd ‘Naamloze groep’. Klik hierop, ga naar ‘Wijzig>Wijzig groepsnaam’ en geef hem een passende naam.
Documenten
Tijd om een document te maken. Open Pages en klik op ‘Nieuw document’. Kies nu een van de sjablonen en klik op ‘Maak aan’. Heb je eerder al een tekst geschreven? Sla deze stap dan over en open het bestand in Pages via Finder.
Schrijven maar
Het voorwerk is af: schrijven maar! Je bepaalt zelf wat voor document het wordt – een brief, kaart, uitnodiging, noem maar op. Voor nu adresseer je hem aan één persoon, ook al is hij bedoeld voor een (grote) groep contacten.
‘Hallo Ward’, ‘Beste Sven’, ‘Geachte mevrouw Grootaarts’ – het maakt niet uit welke aanhef je gebruikt. Zo lang je zowel de voor- als achternaam van een contact hebt opgeslagen, kan Pages het persoonsgebonden deel zelf invullen. Hetzelfde geldt voor gegevens als een adres, telefoonnummer of e-mailadres.
Afdruk samenvoegen
Tekst af? Ga naar ‘Document>Afdruk samenvoegen’. Selecteer nu iets wat per geadresseerde verschilt (zoals een naam), klik op ‘Voeg samenvoegveld toe’ en geef aan wat het is. Herhaal dit voor alle persoonsgebonden gegevens.
Een persoonsgebonden tekstdeel dat automatisch wordt veranderd, noemt Pages een ‘Samenvoegveld’. Bij een blauw samenvoegveld gaat het om gegevens van de geadresseerde. Groene samenvoegvelden bestaan uit gegevens van de afzender, oftewel jezelf.
Elke keer als je in de tekst persoonsgebonden gegevens tegenkomt (zoals een naam of adres), selecteer je hem en klik je rechtsonder op ‘Voeg samenvoegveld toe’. Vervolgens verschijnt er een lijst met soorten gegevens. Door er een te kiezen, weet Pages wat er per geadresseerde op die plek moet staan.
Groeperen
Wanneer je alle gegevens hebt gehad, ga je naar ‘Voeg samen’. Hier koppel je je contacten aan het bestand: klik op de schakelaar naast ‘Groepen’ en selecteer de groep die je net hebt gemaakt. Klik vervolgens op ‘Voeg samen’.
Vermenigvuldigen
De tekst heeft zich nu vermenigvuldigd in een nieuw document: bestaat je groep uit tien contacten, dan staat de tekst nu tien keer onder elkaar in hetzelfde document. Elke versie is geadresseerd aan een ander contact in de groep.
Controlerondje
Controleer per geadresseerde of de persoonlijke gegevens kloppen. Zo niet, dan kun je handmatig wijzigingen aanbrengen met je toetsenbord. Klopt alles? Sla het bestand op, druk het af en maak alle teksten klaar om op te sturen!
Hoe meer samenvoegvelden, hoe groter de kans dat je een fout maakt. Bijvoorbeeld door bij stap 6 voor voornaam te gaan in plaats van achternaam. Dat zorgt dan voor bijzondere taferelen, zoals ‘Beste Lamers’. Gelukkig voor jou kun je deze samenvoegvelden gemakkelijk aanpassen.
Ga naar ‘Document>Afdruk samenvoegen’ en Ctrl-klik in de zijbalk op het foute samenvoegveld. Als je op ‘Wijzig’ klikt, verschijnt de lijst met alle opties weer en kun je op de juiste gegevens klikken. Of klik niet op ‘Wijzig’, maar op ‘Verwijder’. Zo is het samenvoegveld volledig verdwenen.
