Personaliseer één document voor meerdere contacten tegelijk

Ontdek stap voor stap hoe het werkt

1. 
   1

   Geadresseerd aan…
   

   Om de functie te gebruiken, maak je eerst een groep met daarin alle geadresseerden. Open de app ‘Contacten’, houd de Cmd-toets ingedrukt en klik tegelijk op alle contacten waarnaar je het document wilt versturen.

2. 
   2

   Contacten
   

   Iedereen verzameld? Ga in de menubalk bovenin naar ‘Archief>Nieuwe lijst van selectie’: in Contacten staat nu een lijst genaamd ‘Naamloze lijst’. Klik hierop, ga naar ‘Wijzig>Wijzig naam van lijst’ en geef hem een passende naam.

3. 
   3

   Documenten
   

   Tijd om een document te maken. Open ­Pages en klik op ‘Nieuw document’. Kies nu een van de sjablonen en klik op ‘Maak aan’. Heb je eerder al een tekst geschreven? Sla deze stap dan over en open het bestand in Pages via Finder.

4. 
   4

   Schrijven maar
   

   Het voorwerk is af: schrijven maar! Je bepaalt zelf wat voor document het wordt – een brief, kaart, uitnodiging, noem maar op. Voor nu adresseer je hem aan één persoon, ook al is hij bedoeld voor een (grote) groep contacten.

   ‘Hallo Daan’, ‘Beste Sven’, ‘Geachte meneer Lamers’ – het maakt niet uit welke aanhef je gebruikt. Zo lang je zowel de voor- als achternaam van een contact hebt opgeslagen, kan Pages het persoonsgebonden deel zelf invullen. Hetzelfde geldt voor gegevens als een adres, telefoonnummer of e-mailadres.

5. 
   5

   Afdruk samenvoegen
   

   Tekst af? Ga naar ‘Document>Afdruk samenvoegen’. Selecteer nu iets wat per geadresseerde verschilt (zoals een naam), klik op ‘Voeg samenvoegveld toe’ en geef aan wat het is. Herhaal dit voor alle persoonsgebonden gegevens.

   Een persoonsgebonden tekstdeel dat automatisch wordt veranderd, noemt Pages een ‘Samenvoegveld’. Bij een blauw samenvoegveld gaat het om gegevens van de geadresseerde. Groene samenvoegvelden bestaan uit gegevens van de afzender, oftewel jezelf.

   Elke keer als je in de tekst persoonsgebonden gegevens tegenkomt (zoals een naam of adres), selecteer je hem en klik je rechtsonder op ‘Voeg samenvoegveld toe’. Vervolgens verschijnt er een lijst met soorten gegevens. Door er een te kiezen, weet Pages wat er per geadresseerde op die plek moet staan.

6. 
   6

   Groeperen
   

   Wanneer je alle gegevens hebt gehad, ga je naar ‘Voeg samen…’. Hier koppel je je contacten aan het bestand: klik op de schakelaar naast ‘Lijst’ en selecteer de lijst die je net hebt gemaakt. Klik vervolgens op ‘Voeg samen’.

7. 
   7

   Vermenigvuldigen
   

   De tekst heeft zich nu vermenigvuldigd in een nieuw document: bestaat je groep uit tien contacten, dan staat de tekst nu tien keer onder elkaar in hetzelfde document. Elke versie is geadresseerd aan een ander contact in de groep.

8. 
   8

   Controlerondje
   

   Controleer per geadresseerde of de persoonlijke gegevens kloppen. Zo niet, dan kun je handmatig wijzigingen aanbrengen met je toetsenbord. Klopt alles? Geef het bestandje een goede naam, sla het op, druk het af en maak alle teksten klaar om op te sturen!