Zoek en Finder!

Finder moet wel het belangrijkste programma op je Mac zijn. Het glimlachende gezicht is altijd actief en heeft een vaste plek helemaal links in je Dock. Zo’n beetje alles wat op de harde schijf of SSD van je Mac staat, benader je via Finder. Dat bestand dat je net gedownload hebt? Staat in de Downloads-map in Finder. Het artikel waar je mee bezig bent? Opgeslagen op je Bureaublad – uiteraard gewoon een map in Finder. De belangrijke documenten die je via je iPhone had gescand? In je iCloud Drive … die je op je Mac opent in Finder.

Finder is enerzijds het voertuig waarmee je je door de wirwar aan mappen en bestanden op je Mac beweegt. Maar tegelijkertijd kan Finder ook de poetsvrouw zijn die alles opruimt, in de goede mappen plaatst en het grofvuil naar buiten brengt. En ten slotte is Finder ook een goede reisgids die alles op je Mac van nuttige extra informatie voorziet zodat jij weet welke bestanden nou echt belangrijk zijn. In deze feature willen we je laten zien hoe je de bestanden op je Mac mooi gestructureerd en opgeruimd houdt, en wat de voordelen zijn om bestanden zelf te beheren, in plaats van dat aan Foto’s of Muziek over te laten.

Uiteraard heeft iedereen een beetje zijn eigen systeem. We zeggen niet dat onze manier van werken de enige juiste is, maar het is er wel eentje die voor behoorlijk veel flexibiliteit zorgt. En uiteraard kun je ook slechts een paar van onze suggesties aan je eigen ‘workflow’ toevoegen.

Aan het eind van deze feature heerst er weer orde en structuur op je Mac en in je Finder. Om ervoor te zorgen dat dit ook zo blijft, schakelen we nog een hulpje voor Finder in. De app Hazel houdt continu bepaalde mappen op je Mac in de gaten. Met behulp van regels stel je in dat bijvoorbeeld afbeeldingen automatisch in de juiste mappen worden gesorteerd. Misschien klinkt dat nu nog abstract, maar straks wil je niet meer zonder. Laten we beginnen.

Het heeft niet direct iets met structuur op je harde schijf te maken, maar de weergaveopties van Finder zorgen er wel voor dat je zelf meer overzicht hebt over je bestanden. De vier hoofdopties hebben te maken met hoe bestanden en mappen worden weergegeven in Finder. Klik in Finder op de knop met de drie puntjes en strepen, en je kunt kiezen tussen ‘Symbolen’, ‘Lijst’, ‘Kolommen’ of ‘Galerie’. Is je Finder-venster groter? Dan zie je overigens aparte knoppen voor elke weergave. Welke weergave je voor een map het best kunt kiezen, is afhankelijk van de bestanden die erin staan. Hieronder geven we tips.

Finder heeft een hoop gereedschappen die je helpen om orde in je bestandschaos te brengen.

Oké, we hopen dat iedereen al ijverig gebruikmaakt van mappen op zijn Mac. Voor de volledigheid willen we dit simpelste structuurmiddel op je Mac-schijf wel even benoemd hebben. Helemaal aan het begin van een bestandssysteem staat de zogeheten ‘root’-map. In macOS Big Sur vind je er vier (zichtbare) mappen: Apps, Bibliotheek, Gebruikers en Systeem. Aan de hand van de namen zie je al: mappen zorgen voor structuur op je Mac. In de map ‘Gebruikers’ vind je dan weer alle gebruikersmappen op je Mac, daarbinnen weer netjes mappen voor ‘Afbeeldingen’, ‘Documenten’ of ‘Muziek’. En overal waar jij het wilt, maak je ook weer gemakkelijk eigen mappen op je Mac aan, via ‘Archief>Nieuwe map’.

Goed voor: simpele structuur op je Mac.

Valkuil: Een te diepe mappenstructuur waarin je heel diep moet graven om iets te vinden.

Nee, een ‘slimme’ map is niet een map waarin je je beste ideeën bewaart! Je zou denken dat een ‘slimme’ map gewoon een map op je Macintosh HD is, maar niets is minder waar. Een slimme map is in feite slechts een opgeslagen zoekopdracht. Als je via het zoekvakje in Finder iets zoekt en eronder op ‘Bewaar’ klikt, kun je de zoekopdracht voor altijd opslaan. Dat ziet er in Finder dan weliswaar uit als een map (op de kleur na dan), maar er staat technisch gezien niets ín die map. Je opent hiermee slechts de zoekopdracht in Finder, waarmee je bijvoorbeeld alle JPG-bestanden uit een bepaalde map toont. Kopieer je zo’n slimme map, dan wordt alleen de zoekopdracht gekopieerd, maar niet de inhoud!

Goed voor: bestanden bij elkaar zoeken die in verschillende mappen staan.

Valkuil: Een slimme map als ‘gewone’ map zien.

Heb je ooit bestanden ontvangen waarbij een gekleurde bol te zien was? Grote kans dat die afkomstig waren van een mede-Apple-fan. Ctrl-klik op een bestand of map op je Mac, en je vindt in het menu de gekleurde bolletjes. Met een klik voeg je er een toe, maar het is zelfs mogelijk om er meerdere toe te kennen. Standaard zijn tags benoemd naar de kleuren, maar via ‘Tags’ in het Ctrl-klikmenu maak je gemakkelijk ook nieuwe tags met een zelfgekozen naam. In ‘Finder>Voorkeuren>Tags’ pas je aan welke tags in dat menu staan. Maar wat heb je eraan?

Wij gebruiken tags voor twee dingen. Ten eerste zorgen ze voor een visuele hint als je handmatig naar bestanden op je Mac zoekt: ‘Ik weet nog dat ik een blauwe tag had toegevoegd.’ Ten tweede werken tags een beetje als een omgekeerde zoekopdracht. Met tags geef je aan dat bestanden uit verschillende mappen bij elkaar horen, ook al is er op bestandsniveau geen overkoepelend thema. Belangrijk: als je bestanden met tags verstuurd zijn deze zichtbaar voor andere Mac-gebruikers.

Goed voor: visuele hints, bestanden combineren die op het eerste gezicht niet bij elkaar horen

Valkuil: verwachten dat Windows-gebruikers er ook iets aan hebben.

Wat een ingewikkelde naam voor iets zo simpels. Een ‘alias’ heeft niets te maken met een geheime identiteit, het is gewoon een bladwijzer naar een bestand of map op je Mac. Oftewel: een snelkoppeling, als je die nog kent van Windows. Een prominent voorbeeld van aliassen zijn de links in de navigatiekolom links in elk Finder-venster. Klik erop, en je gaat erheen. Verwijder je een alias, dan blijft de map waarnaar verwezen wordt gewoon staan. Je maakt een alias door op een bestand of map te Ctrl-klikken en voor ‘Maak alias aan’ te kiezen. Of je sleept een bestand of map naar de gewenste alias-positie en houdt daarbij Option en Cmd ingedrukt. Je herkent een alias altijd aan het pijltje op het icoontje.

Goed voor: snel naar een bepaalde map navigeren, bladwijzers naar bestanden.

Valkuil: per ongeluk denken dat een alias de echte map was.

Mapacties zijn het meest abstracte hulpmiddel van Finder. Ze hangen nauw samen met het automatiseringsprogramma Automator. Via Automator kun je aan bepaalde mappen op je Mac een takenreeks hangen – een aantal acties die automatisch voor de inhoud van de map worden uitgevoerd. Op die manier is het mogelijk om bestanden automatisch te hernoemen wanneer ze in een map worden geplaatst, of om het bestandsformaat te wijzigen van bijvoorbeeld png naar jpg. Het gevaarlijke is alleen dat je misschien vergeet aan welke mappen een mapactie is gehangen (dat is niet direct zichtbaar) en dat je hierdoor in het ergste geval bestanden kwijtraakt. We leggen nog uit hoe mapacties werken, maar gebruiksvriendelijker is de app Hazel, die we ook later in deze feature bespreken.

Goed voor: het automatiseren van het opruimen van je Mac.

Valkuil: niet doorhebben dat iets geautomatiseerd is.

Onder het kopje ‘Aliassen’ hebben we de navigatiekolom van Finder al kort aangestipt. Drie van de hulpmiddelen die we zojuist hebben besproken, komen rechtstreeks terug in de zijbalk van Finder. Ten eerste dus de aliassen. Sleep je een map naar de ‘Favorieten’ in de navigatiekolom, dan ga je er in het vervolg met maar één klik naartoe. Ten tweede de slimme mappen. Als je zo’n zoekopdracht bewaart, dan heb je de optie om deze ook toe te voegen aan de navigatiekolom. Ten slotte de tags: Deze staan standaard onderaan in de navigatiekolom. Staan ze er niet (of mis je andere onderdelen)? Open in de menubalk ‘Finder>Voorkeuren’ en ga naar het tabblad ‘Navigatiekolom’. Hier kun je verschillende elementen aan en uitvinken.

Misschien spreekt het voor zich, maar alle gereedschappen van Finder werken behalve voor de interne schijf van je Mac, ook voor externe schijven of clouddiensten zoals iCloud Drive en Dropbox. Alleen tags zorgen zo nu en dan voor problemen. Om tags te kunnen gebruiken, moet een externe schijf geformatteerd zijn met de bestandsindeling Mac OS Uitgebreid of APFS.

Inmiddels heb je de verschillende hulpmiddelen van Finder leren kennen: hiermee schep je orde op je schijf. In drie korte workshops leggen we uit hoe je aan de slag moet gaan. We beginnen met het opruimen van ons bureaublad en de downloads-map, en plaatsen de bestanden in de daarvoor bedoelde mappen van je gebruikersmap. Heb je meer mappen met een wildgroei aan bestanden? Opruimen werkt op dezelfde manier. Als alle bestanden dan op de juiste plek staan, gebruiken we de geavanceerde opties van Finder om de bestanden een goede naam te geven. En ten slotte laten we nog zien wat de toegevoegde waarde van mapacties is.

Als je Foto’s van Apple gebruikt moet je je foto’s (en eventueel video’s) uiteraard eerst exporteren. Het gemakkelijkst is het om het geheel zonder sortering te exporteren, de structuur brengen we later weer aan via Finder. De belangrijkere vraag is: exporteer je de bewerkte exemplaren van je foto’s of je originelen? In de meeste gevallen zijn de bewerkte exemplaren de betere optie (omdat ook alle toegevoegde metagegevens worden meegenomen), maar dat geldt niet voor RAW-foto’s en video’s.

Hieronder leggen we daarom uit hoe het exporteren voor alle mediasoorten het beste werkt. Iets om rekening mee te houden: tijdelijk heb je dus dubbel zo veel opslag voor foto’s nodig op je Mac. Als je zeker weet dat je geen foto’s mist, mag je de oude Foto’s-bibliotheek verwijderen.

De eerste stap om structuur in je foto’s aan te brengen klinkt heel ouderwets, maar is wel de beste manier om te beginnen. Ga alle foto’s en video’s die je hebt, onderverdelen in mappen per jaar. In deze jaarmappen kun je vervolgens heel gemakkelijk weer submappen maken à la ‘Zomervakantie’ of ‘Kerst’. Het voordeel van deze structuur is dat je onafhankelijk van app of besturingssysteem het overzicht houdt. Om de jaarmappen te vullen, gebruik je de zoekfunctie van Finder. Dat werkt zo.

Je Mac is opgeruimd en dat was waarschijnlijk een hele kluif. Om te voorkomen dat het in de toekomst weer een rommeltje wordt, schakelen we de hulptroepen van Hazel in. De app Hazel bestaat al een hele tijd. De eerste versie stamt uit 2006, dus nog voordat Apple de iPhone lanceerde. Inmiddels zijn we aanbeland bij versie 5 die op de valreep van 2020 werd gelanceerd.

Met de app stel je via een gemakkelijke interface regels in voor mappen. Op die manier zorg je ervoor dat bijvoorbeeld je bureaublad en downloads automatisch opgeruimd blijven, zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Op www.noodlesoft.com/ download je een gratis testversie van Hazel, de volledige versie kost 42 dollar (± € 35). Eerst leggen we uit hoe Hazel werkt, daarna geven we tips voor de beste map-regels.

In de eerste kolom van Hazel links voeg je mappen toe die in de gaten gehouden moeten worden. Wil je voor meerdere mappen dezelfde regels laten gelden? Maak dan een map-groep aan.

In de tweede kolom staan de regels die voor een map gelden. Nieuwe regels voeg je toe via de knop erboven. Elke regel kun je aan- of uitvinken om te bepalen of die op het moment actief moet zijn.

Komen de instellingen per regel je bekend voor? Ze lijken dan ook enorm op de zoekopdrachten van Finder. Ze zijn onderverdeeld in de voorwaarden waaraan een map of bestand moet voldoen (boven) en de acties die er dan op worden toegepast (beneden). Je kunt zo veel voorwaarden en acties instellen als je wilt.

Voordat je een regel daadwerkelijk activeert, is het handig om eerst te kijken wat voor effect die precies heeft. Klik op de knop met het oog in de knoppenbalk en je kunt een bestand selecteren om te kijken wat de regel ermee gaat doen.

Je hoeft Hazel niet constant open te hebben om de regels actief te laten zijn. De app heeft namelijk een klein hulpprogramma dat continu op de achtergrond draait en de regels toepast.

Nog een handige functie van Hazel: activeer je in ‘Hazel>Preferences’ op het tabblad ‘Trash’ de optie ‘App Sweep’ dan verwijdert Hazel bij het verslepen van een app naar de prullenmand ook alle configuratiebestanden van die app. Opgeruimd staat netjes.

Als je de tips uit deze feature hebt gebruikt, is je Mac-schijf nu compleet geordend. Met Hazel zorg je ervoor dat dat zo blijft.