Stel je out-of-office-mail nóóit op deze manier in
Het lijkt zo eenvoudig: even een out-of-office instellen in de Mail-app van Apple om je collega’s te laten weten dat je in de kerstvakantie niet beschikbaar bent. Maar dat zoiets verkeerd kan gaan, hebben we deze week ondervonden.
Lees verder na de advertentie
Afwezigheidsbericht via Mail-app van Apple
In de Mail-app van Apple (macOS) ontbreekt een standaardoptie voor het opstellen van een afwezigheidsbericht. Wel zijn er regels aan te maken en op die manier bouw je zo’n out-of-office mail gemakkelijk zelf. Dachten we.
Zodra je de voorwaarde ‘Elk bericht’ kiest en een regel maakt waarbij je automatisch reageert met je afwezigheidsbericht, worden niet alleen nieuwe e-mails beantwoord, maar ook álle e-mails die je ooit hebt ontvangen. Het resultaat? Een lawine van duizenden out-of-office-mails die je Mail-app verstuurt naar iedereen die ooit contact met je heeft opgenomen. Vervelend voor de ontvangers, gênant voor jou.
Toen we doorhadden dat de mailboxen op kantoor vol begonnen te lopen, was het zaak om de regel zo snel mogelijk weg te halen. Dat was makkelijker gezegd dan gedaan. De overbelaste Mail-app liep vast en de Mac liet de beruchte strandbal zien terwijl hij wanhopige probeerde duizenden e-mails te versturen.
kooptip
• Extra voordeel als je KPN thuis hebt
Out-of-office instellen: hoe moet het wél?
In Apple Mail ontbreekt bij het aanmaken van een regel een optie om de mail alleen te versturen naar mails die vanaf een bepaalde datum binnenkomen. En als de optie er al was, dan kon je de out-of-office mail beter op een andere manier instellen: via de e-maildienst zelf, zoals Outlook of Gmail.
Dit omdat de e-maildienst verbonden is met de mailserver, waardoor je automatische antwoord altijd direct wordt verstuurd – ook wanneer je Mac uit staat. Dat was bij de Mail-app anders geweest: de regels zijn alleen actief als je de app open hebt staan.
Afwezigheidsbericht Outlook
Om de afwezigheidsasistent in te stellen in Outlook, open je de Mac-app. Daarna doe je het volgende:
- Klik in het menu op ‘Hulpprogramma’s’.
- Kies voor ‘Automatische antwoorden’.
- Vink ‘Automatische antwoorden verzenden voor account …’ aan.
- Voer je automatische antwoord in.
Via het bovenste venster stel je een automatische mail op voor afzenders binnen de organisatie, met het onderste van daarbuiten. Je kunt ook een begin- en einddatum instellen.
Afwezigheidsbericht Gmail
Gebruik je Gmail, dan werkt het instellen van de afwezigheidsmail als volgt.
- Open Gmail op je Mac.
- Klik rechtsboven op het tandwiel voor de instellingen.
- Selecteer ‘Alle instellingen bekijken’.
- Scrol helemaal naar beneden en activeer ‘Automatisch antwoord staat aan’.
- Voer een datum, onderwerp en automatisch antwoord in en klik op ‘Wijzingen opslaan’.
Wil je meer van dit soort tips voor je Mac? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief:
Praat mee
0