Laat Word, Excel en PowerPoint op de Apple-manier werken
Soms kun je er niet omheen: Microsoft Office is dé standaard in de (thuis)kantoren wereldwijd. Met onze tips laat je het beter werken op je Mac.
Direct aan de slag?
We hebben hierdoor een hoop ervaring opgedaan over hoe je juist de geliefde iWork-functies beschikbaar maakt in Office. Naast de enorme functieomvang die Microsoft Office niet bepaald gebruiksvriendelijk maakt, is de bediening het tweede grote kritiekpunt. Want die is nauwelijks aan de Mac aangepast. Waarom heten de opties in de menubalk van Word nou compleet anders? Hoezo maakt Microsoft het selecteren van tekst zo moeilijk? En waarom lukt het nooit om een afbeelding fatsoenlijk in de tekst te positioneren? Maar welke ergernissen jij ook met Microsoft Office hebt, na het lezen van onze feature heb je er geen last meer van.
Hoe krijg je Microsoft Office?
Als je een Mac hebt, dan heb je gratis toegang tot Pages, Numbers en Keynote. Met Microsoft Office is dat een ander verhaal, daarvoor moet je betalen. In feite zijn er twee verschillende manieren om Office aan te schaffen.
De eerste optie is een abonnement op Microsoft 365 (voorheen Office 365). Voor één persoon betaal je 69 euro per jaar, een familie-abonnement met tot aan zes gebruikers kost 99 euro. Hiermee heb je altijd toegang tot de meest recente versie van alle Office-apps, én nieuwe functies komen het eerst naar de Microsoft 365-versie van Office. Je kunt de installatie gewoon downloaden van www.office.com en logt vervolgens in met je Microsoft-account. Maar voor Apple-gebruikers is er zelfs nog een betere manier: alle Office-apps staan namelijk ook in de Mac App Store. Download je de apps daar, dan hoef je ook alleen maar in te loggen met je Microsoft-account. In het vervolg worden de apps bijgewerkt op de Apple-manier, in plaats van via de aanvullende Microsoft AutoUpdate.
De tweede optie is om Office 2019 los te kopen voor 299 euro via www.icreatemagazine.nl/office2019. Je hebt dus geen abonnement, en je kunt de apps gebruiken tot ze niet meer met je versie van macOS werken. Het nadeel: nieuwe functies komen later of misschien zelfs helemaal niet naar deze versie. Op een gegeven moment besluit Microsoft dat er een Office 2022 uitkomt. Wil je de nieuwste versie blijven gebruiken, dan lap je wederom een soortgelijk bedrag. Kortom: wil je altijd de meest recente versie blijven gebruiken? Dan is een abonnement op Microsoft 365 zelfs de goedkopere manier.
Wat zit er in het pakket?
Als je tegenwoordig een licentie voor Office koopt, dan krijg je altijd toegang tot Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Dat zijn de bekendste namen uit het Office-pakket én de enige apps die je je bij een ‘losse’ licentie van Office 2019 krijgt. Met een abonnement op Microsoft 365 krijg je ook nog toegang tot 1 TB cloudopslag bij OneDrive, plus het programma Microsoft OneNote voor al je notities en Skype voor videovergaderingen. Microsoft Teams? Om te kunnen teamsen moet je per se een zakelijk abonnement op Microsoft 365 hebben. Volgens ons nergens voor nodig, want Skype werkt net zo handig als Teams, bovendien hebben wij ook nog altijd FaceTime.
Verhelp de grootste ergernissen van Microsoft Word
Word is wel het meest gebruikte programma van Microsoft Office. En het zorgt vaak ook voor de grootste frustraties. Wij hebben tips.
Verwijder pagina-eindes in je document
Als je via de sneltoets Cmd+Enter een pagina-einde aan je Word-document toevoegt, is deze – in tegenstelling tot bij Pages – helemaal onzichtbaar en kan ook niet direct verwijderd worden. Om dat voor elkaar te krijgen, maak je hem eerst zichtbaar. Dat werkt zo:
1 Tekens zichtbaar maken
Kies de tab ‘Start’ van de knoppenbalk van Word en klik op de kleine knop met het paragraaf-teken (links naast ‘Stijlen’). Hiermee worden alle opmaakmarkeringen in je tekst zichtbaar. Ook een ‘Pagina-einde’.
2 Verwijderen
Selecteer de tekst ‘Pagina-einde’ en verwijder hem via de Backspace-toets. De huidige weergave helpt je mogelijk ook bij het oplossen van andere opmaakproblemen. Klaar? Je schakelt deze weer uit via dezelfde knop bovenin.
Afbeeldingen goed invoegen
Wie heeft zich nou nog niet eraan geërgerd: een afbeelding die je in Word invoegt, verspringt altijd zodra je tekst toevoegt! Word gaat standaard anders om met afbeeldingen dan Pages, maar met een trucje laat je beide programma’s even goed werken.
1 De afbeelding
Een afbeelding voeg je het gemakkelijkst toe door deze gewoon vanuit Finder naar je document te slepen. Ctrl-klik er daarna op en kies ‘Tekstterugloop>Om kader’. Deze instelling komt overeen met Pages.
2 Standaard
Wil je afbeeldingen altijd op de Pages-manier toevoegen? Open de ‘Voorkeuren’ van Word, ga naar het paneel ‘Bewerken’ en kies bij ‘Afbeeldingen plakken/invoegen als>Om kader’.
Afbeeldingen bewerken en draaien
Alleen Pages heeft een kleine beeldbewerking ingebouwd? Nee hoor, Word heeft dat ook. Je voegt randen toe, een schaduw of zelfs artistieke effecten. Ook kun je de afbeelding roteren.
1 Bewerken
Nadat je een afbeelding hebt toegevoegd, dubbelklik je erop in je Word-document. In de zijbalk rechts verschijnen verschillende opties waarmee je je afbeelding aan je wensen kunt aanpassen.
2 Draaien
Om een afbeelding te draaien, ga je naar het onderdeel ‘Afbeeldingsopmaak’ in de knoppenbalk en druk je op de knop ‘Objecten draaien’ (links naast ‘Bijsnijden’).
Standaardlettertype veranderen in Helvetica
Het standaardlettertype van Microsoft Word is Calibri. Dat is zeker geen lelijk lettertype, maar op de Mac met Pages zijn we gewend om met Helvetica te werken. Dat kan natuurlijk ook in Word.
1 Kies je lettertype
Open een nieuw Word-document en toets Cmd+D voor het ‘Lettertype’-menu. Kies bovenaan je favoriete lettertype, bijvoorbeeld Helvetica. Het menu werkt een beetje onhandig, scrol vooral rustig.
2 Standaard
Klik onderin op de knop ‘Standaard’. In het venster dat verschijnt, kies je voor de tweede optie: ‘Alle documenten op basis van Normal.dot’. Het standaardlettertype is nu ingesteld op Helvetica.
Pdf’s converteren in Word
Word heeft een coole functie die Pages niet heeft: je kunt pdf-bestanden converteren in bewerkbare doc-bestanden. De resultaten zijn afhankelijk van de pdf die je hebt, maar meestal krijg je een goede basis om mee aan de slag te gaan. Dat werkt heel gemakkelijk. Ga in Word naar ‘Archief>Openen’ en navigeer naar de pdf die je wilt omzetten. Open deze en sta toe dat hij geconverteerd mag worden. Je krijgt automatisch een kopie van de pdf in Word-formaat.
Automatisch opslaan net als in Pages
Zodra je in Pages een wijziging aanbrengt in je document, wordt het opgeslagen. Dat kan in Word alleen als je je bestanden in de clouddienst OneDrive van Microsoft bewaart – dus als je een Microsoft 365-abonnement hebt. Bestanden op je Mac kun je hooguit elke minuut opslaan. Ga hiervoor naar ‘Voorkeuren>Opslaan’ en kies onderaan bij ‘Opslaan elke’ voor de laagste waarde, namelijk ‘1 minuut’. De overige instellingen laat je ongemoeid.
Tekstselectie zoals in Pages
Word selecteert standaard automatisch hele woorden en alinea’s als je met de muis een selectie maakt. Vervelend als je het gedrag van Pages gewend bent. Open ‘Voorkeuren>Bewerken’ en haal de vinkjes weg bij de volgende twee opties: ‘Alinea’s selecteren inclusief alineamarkeringen’ en ‘Heel woord selecteren tijdens selecteren van tekst’.
Standaardtaal veranderen voor spellingscontrole
Blijft Word maar denken dat je in het Engels typt terwijl het toch heel duidelijk Nederlands is? In de statusbalk onderin vind je een knop met de huidige taal. Klik erop en kies je desgewenst een andere taal. Via de knop ‘Standaard’ maak je deze taal dan ook de standaardtaal voor het hele document.
De beste tips en trucs voor Excel
Onder kenners is Excel doorgaans het populairste programma van Microsoft Office, gewoon door de hoeveelheid functies. Deze tips maken het werken comfortabeler.
Converteer een foto naar een spreadsheet
Met de functie Continuïteitscamera van Apple zet je razendsnel een foto van je iPhone of iPad op de Mac. In Microsoft Excel is het zelfs mogelijk om met behulp van die functie een foto direct naar een spreadsheet te converteren Ctrl-klik op een lege cel in een Excel-spreadsheet en kies ‘Scan documenten’. Op je iPhone (of iPad) wordt nu automatisch de camera geopend. Maak een foto van het document dat je in Excel wilt hebben. Na een korte analyse verschijnt een voorvertoning van de gegevens, die je met één klik toevoegt.
Kolombreedtes automatisch aanpassen aan de inhoud
Als je een Excel-tabel met inhoud vult, verandert de breedte van de kolommen normaal gesproken niet. Als de inhoud van een cel niet volledig getoond wordt, moet je er eerst op klikken om de volledige inhoud te zien. Er is echter ook de mogelijkheid om de kolombreedte automatisch aan te passen aan de inhoud.
1 Kies de kolommen
Kies de kolom waarvan de breedte automatisch moet worden aangepast. Je mag ook verschillende kolommen tegelijk selecteren, dat is geen probleem.
2 AutoAanpassen
Ga bovenaan naar het onderdeel ‘Start’ en klik op ‘Formaat’ onder ‘Cellen’. In het menu dat tevoorschijn komt, klik je onder de knop ‘Opmaak’ op ‘Kolombreedte AutoAanpassen’. De kolommen worden direct aangepast.
Dubbele items opsporen
Soms bevat je tabel in Excel dubbele items. Op zich is dit niet erg. Maar afhankelijk van de inhoud van de tabel kan dat tot verwarring leiden. Daarom kun je gemakkelijk duplicaten weergeven.
1 Markeren
Kies eerst de kolommen van je Excel-spreadsheet waarvan je denkt dat er dubbele waarden in staan. Probeer je selectie ook echt te beperken tot kolommen met dubbele gegevens.
2 Voorwaardelijke opmaak
Nu klik je in het ‘Start’-tabblad op ‘Voorwaardelijke opmaak’. Kies de optie ‘Markeringsregels voor cellen’ en vervolgens ‘Dubbele waarden’.
3 Kleur
Er verschijnt een nieuw venster. Hier kun je in het menu naast ‘Opmaak’ nog een andere kleur instellen. Kies ten slotte ‘OK’ om de keuze te bevestigen. Nu hebben alle cellen met dubbele waarden een kleur.
Dubbele items verwijderen
Wil je de dubbele items niet alleen duidelijk weergeven maar ook direct verwijderen? In dat geval verschilt de procedure een klein beetje.
1 Cellen
Selecteer eerst alle cellen waaruit je de dubbele items wilt verwijderen. Kies daarna op het onderdeel ‘Gegevens’ in de knoppenbalk de optie ‘Duplicaten verwijderen’. Die staat rechts naast de grote knop ‘Tekst naar kolommen’.
2 Bevestigen
Nu kies je uit welke kolommen van de geselecteerde cellen je de duplicaten wilt verwijderen. Voor een enkele kolom lijkt dit misschien onzin, maar vooral voor tabellen met veel kolommen kan dit hulpmiddel erg nuttig zijn. Zet of verwijder de vinkjes en klik op ‘OK’.
3 Resultaat
Ten slotte krijg je te zien hoeveel dubbele waarden verwijderd zijn en hoeveel unieke waarden er nog bestaan. Je sluit het venster met een klik op ‘OK’. Overigens: de cellen met duplicaten zijn compleet gewist. Je hoeft dus geen lege rijen in Excel te verwijderen.
Tijd toevoegen aan een cel
Het kan heel handig zijn om de huidige datum en tijd in je Excel-document op te nemen. Daar zijn twee bijzonder eenvoudige toetscombinaties voor, zodat je niet elke keer de tijd hoeft in te voeren. Klik op de gewenste cel en druk dan op Ctrl+; voor de huidige datum, en Cmd+; voor de tijd.
Nieuwe alinea binnen één cel
Om aan een nieuwe alinea te beginnen binnen een cel in Excel, kun je niet gewoon op Enter drukken. Hierdoor spring je namelijk een rij naar beneden. Maar met de toetsencombinatie Option+Enter gaat het wel. Overigens: zo werkt het ook in Numbers.
Op alfabet sorteren in je spreadsheet
Een Excel-spreadsheet is veel duidelijker als cellen niet willekeurig in een lijst staan. Een geschikte sortering kan bijvoorbeeld alfabetisch zijn. In Excel krijg je dit met slechts een paar klikken voor elkaar.
1 Markeren
Selecteer de cellen die je alfabetisch wilt sorteren. Klik dan op de tab ‘Gegevens’ bovenaan en dan op het AZ-symbool met de pijl die naar beneden wijst. Dit sorteert de inhoud van je cellen alfabetisch. Let op: Bij het sorteren wordt alleen de meest linkse kolom van de geselecteerde cellen alfabetisch gesorteerd.
2 Gesorteerd
Nu zie je dat de eerste kolom met succes alfabetisch gesorteerd is. Omdat ook de tweede kolom gemarkeerd was, is de bijbehorende inhoud aangepast.
3 Een kolom?
Als je echt alleen één kolom wilt sorteren zonder andere kolommen op basis van de eerste kolom aan te passen, selecteer dan alléén de kolom en klik op de ‘AZ’-knop. Excel opent in dat geval een venster waarin je ‘Doorgaan met de huidige selectie’ kiest.
Zet de mooie Keynote-sjablonen om voor PowerPoint
Het grootste minpunt van PowerPoint ten opzichte van Keynote? De designs zijn niet zo mooi. Daarom zetten wij de Keynote-sjablonen om voor PowerPoint.
PowerPoint is het enige programma in de Office-suite dat minder functies biedt dan de tegenhanger Keynote van Apple. Dat begint al met de sjablonen. Waar je bij Keynote de keuze hebt uit tientallen sjablonen die allemaal supermodern ogen, is de selectie bij PowerPoint een stuk kariger. Het is de laatste jaren wel beter geworden, maar veel van de templates zijn nog steeds van het type ‘jaren negentig’. Aan ontbrekende functies in PowerPoint kunnen we weinig doen, maar de sjablonen van Keynote heb je zo geconverteerd en opgeslagen als sjabloon voor PowerPoint. Wij leggen uit hoe je dat doet.
1 Keynote
Open Keynote en kies een sjabloon die je graag wilt omzetten voor PowerPoint. Wij kiezen voor een sjabloon uit de categorie ‘Vet’ – zo’n stijl vind je al helemaal niet in PowerPoint.
2 Converteer
Doe niets aan de presentatie, maar kies direct in de menubalk voor ‘Archief>Exporteer naar>PowerPoint. Klik op ‘Volgende’ en kies daarna een locatie die je snel terugvindt, bijvoorbeeld je bureaublad.
3 Open in PowerPoint
Open het sjabloon nu in PowerPoint. Als het goed is, zie je hetzelfde als zojuist in Keynote. Ga naar ‘Archief>Opslaan als sjabloon’. De standaardlocatie is goed, kies alleen nog een duidelijke naam.
4 Sjabloon kiezen
Sluit de net opgeslagen sjabloon en toets Cmd+N om aan een nieuwe presentatie te beginnen. De nieuwe sjabloon staat nu bovenaan in het onderdeel ‘Persoonlijk’. Open hem.
5 Pagina’s
Er verschijnt een nieuw document met het gekozen sjabloon. Klik op het pijltje naast de knop ‘Nieuwe dia’. Alle dia-types uit Keynote zijn aanwezig, alleen de plaatshouder-afbeeldingen ontbreken.
6 Plaatshouders
Om een plaatshouder te vullen met eigen materiaal, klik je op het kleine afbeeldingsicoontje en kies je het bestand. Als alternatief sleep je de afbeelding gewoon op het icoontje in PowerPoint.
Beter mailen met Outlook
Wie professioneel met zijn e-mail aan de slag wil, heeft Outlook nodig. Wat dacht je van tekstbouwstenen voor je mails?
Sjablonen in Outlook
Het kan vervelend zijn om steeds maar weer dezelfde e-mails te moeten typen. Outlook heeft hier een superpraktische oplossing voor: sjablonen! Je hoeft een tekst maar één keer te schrijven en als sjabloon op te slaan. Deze sjablonen voeg je op elk moment en met slechts een paar klikken aan je e-mails toe.
1 Nieuwe e-mail
Om in Outlook een sjabloon te maken, open je eerst een nieuwe e-mail. Ga dan op het tabblad ‘Bericht’ boven in de knoppenbalk helemaal naar rechts (via het pijltje) totdat ‘Sjablonen weergeven’ verschijnt.
2 Sjablonen
Klik op ‘Sjablonen weergeven’ en een zijbalk komt tevoorschijn. Hier zie je al een aantal kant-en-klare sjablonen, ofwel tekstbouwstenen. We maken echter een nieuwe, klik op ‘+Sjabloon’.
3 Bouwsteen
Kies een ‘Titel’ voor je sjabloon (deze verschijnt in de lijst), en typ daaronder de inhoud van je tekstbouwsteen. Moet je tekst echt opgemaakt zijn? Typ hem in de mail en kopieer hem in het tekstveld.
4 Opslaan
Klik op ‘Opslaan’ en je sjabloon staat in de lijst. Wanneer je de tekstbouwsteen wilt toevoegen, open je dezelfde sjabloonkiezer en klik je op de bouwsteen. Hij wordt ingevoegd waar de cursor staat.
De donkere modus gebruiken in Outlook
Alle apps van Microsoft Office ondersteunen tegenwoordig de donkere modus van macOS, zo ook Outlook. Standaard komt de instelling in Office overeen met wat je in macOS hebt geselecteerd. Als je voor de donkere weergave in macOS kiest, dan is ook de weergave van Outlook donker. Wil je Outlook (of andere Office-apps) per se in de lichte weergave gebruiken, dan ga je naar ‘Voorkeuren>Algemeen’ en zet je een vinkje bij ‘Donkere modus uitschakelen’.
Bepaal de afzender bij het versturen van een e-mail
De postbus waarin je aan het werk bent, wordt automatisch ingesteld als afzender voor een nieuwe mail. Als je in het postvak adres1@mail.nl zit, is dit ingesteld als afzender, ongeacht naar wie je de mail stuurt. Wil je in plaats daarvan adres2@mail.nl gebruiken? Dat is zo gepiept. Onder de knop ‘Verzenden’ vind je de regel met de ontvanger (‘Aan’). Hierboven staat nog de regel ‘Van’. Klik erop om een in Outlook opgeslagen mailadres als afzender te kiezen. Let op: deze knop verschijnt dus alleen als je meerdere e-mailaccounts in iCloud hebt geconfigureerd.