Op je Mac een agenda delen met je vrienden, familie of collega’s
Via Apple’s Agenda-app kun je diverse agenda’s maken voor verschillende situaties – zoals voor je werk of privéleven. Wanneer je deze met anderen deelt, weet je zeker dat iedereen op de hoogte is van dezelfde gebeurtenissen. Collega’s zien dan via de werkagenda wanneer er een afspraak gepland staat zonder dat ze op de hoogte zijn van je privéafspraakjes, terwijl al deze afzonderlijke agenda’s voor jezelf één complete en compacte agenda vormen. In deze workshop laten we zien hoe je een agenda kunt delen op de Mac, maar de Agenda-app op je iPhone en iPad kan hetzelfde.
Direct aan de slag?
1 Agenda
Een gedeelde agenda maak je vanaf nul. Open daarom de app ‘Agenda’ op je Mac en klik boven in de menubalk op ‘Archief>Nieuwe agenda’. Aanschouw: links in de navigatiekolom van de app staat nu een agenda genaamd ‘Naamloos’.
In deze kolom vind je ook alle andere agenda’s die je ooit hebt gemaakt. Staat er een vinkje bij een agendanaam? Dan heb je hem geactiveerd en zijn de bijbehorende afspraken ook zichtbaar in je kalender. Klik op het vakje om hem te deactiveren.
Zelfs de agendakleur is relevant: is je privéagenda blauw, dan kleuren de afspraken ook blauw in de kalender. Zo zie je in een oogopslag waar je plannen mee te maken hebben. Tenminste, als je elke agenda een andere kleur geeft.
Vind je dit allemaal nog niet genoeg informatie? Rechtermuisklik op een van de agenda’s en klik op ‘Toon info’ om de details te openen. In het menu dat nu verschijnt, kun je informatie veranderen over de naam, bijlagen, meldingen en meer. Klik op ‘OK’ om je keuzes te bevestigen.
2 Pakkende naam
‘Naamloos’ rolt niet bepaald lekker van de tong, dus het is verstandig om de agenda een zelfgekozen naam te geven. Dubbelklik erop en typ de naam die volgens jou bij de agenda past. Druk op Enter om je keuze te bevestigen.
3 Wat is er te doen?
Een lege agenda is niets waard; tijd om je planning voor de komende tijd te noteren. Selecteer de nieuwe agenda in de kolom links, dubbelklik op de dag waarop je een afspraak of evenement hebt en vul de gegevens hiervan in.
4 Publiceren maar
Nu de agenda nog privé is, is er nog een cruciale stap: publiceren. Zweef met je muis boven de naam van de agenda en er verschijnt een icoontje met daarin een poppetje. Klik hierop, vink ‘Publieke agenda’ aan en kies ‘Gereed’.
Verschijnt er geen poppetje, maar zie je drie scheve lijnen? Die geven aan dat het een agenda is waarop je geabonneerd bent. Iemand is deze agenda dus al aan het delen, waardoor jij hem op je iPhone, iPad of Mac kunt bekijken.
5 Delen
Vrienden, familie, collega’s – je kiest zelf wie de agenda kan zien. Klik weer met je muis op het icoontje met het poppetje. Zoek in ‘Deel met’ naar een contact, selecteer diegene en klik op ‘Gereed’ om een uitnodiging te sturen.
6 Kopiëren & plakken
Zelf een link naar een contact sturen kan ook. Klik nogmaals op het poppetje, klik driemaal op de URL die verschijnt en kopieer hem. Door de link via een zelfgekozen app te sturen, kan de ontvanger de agenda bekijken.
7 Omgekeerde wereld
Nu de andere kant van het verhaal: de agenda van een ander bekijken. Heeft iemand je een mail of bericht gestuurd met een link naar een agenda? Klik daar dan op. De app opent vanzelf, inclusief de betreffende agenda.
8 Even abonneren
Wanneer je net een gedeelde agenda van een ander opent, vraagt je Mac of je je hierop wilt abonneren. Klik op ‘Abonneer’ om toestemming te geven of op ‘Annuleer’ om dit niet te doen. Ga voor de eerste optie om stap 9 toe te passen.
9 Alles op een rij
Ben je geabonneerd, dan verschijnt er een menu om de agenda naar je hand te zetten. Zo kun je hem zelf een naam geven, bepalen hoe vaak hij wordt geüpdatet en de kleur van de agenda veranderen.
Genoeg gepland
Heeft een gedeelde agenda zijn beste tijd gehad, dan kun je de publicatie ervan terugdraaien. In dat geval kan geen enkel contact hem nog bekijken, laat staan dat iemand je agenda kan volgen. Navigeer hiervoor naar de linker kolom, control-klik op de naam van de betreffende agenda en klik op ‘Verwijder’. De agenda verdwijnt nu volledig, alsof hij nooit heeft bestaan.
Liever iets minder definitiefs? Klik dan niet op ‘Verwijder’, maar ga naar ‘Voeg samen’ om de agenda te combineren met een andere. Nu wordt hij door je Mac verwijderd en stopt de agenda met delen, maar je behoudt alle afspraken, evenementen en overige gebeurtenissen die erin staan. Met Agenda ontgaat je niets!