Het is een rotklusje, maar af en toe moet je je e-mail eens opruimen. Dat betekent niet dat je alles maar meteen moet weggooien. Je kunt oude mails namelijk ook archiveren.
E-mailen is voor de meesten van ons een tweede natuur geworden. Blindelings vertrouwen we erop dat ons e-mailprogramma het altijd doet, zodat we ongestoord onze dagelijkse dingetjes kunnen doen. Zeker als een programma intensief wordt gebruikt, bestaat de kans dat het dichtslibt en na verloop van tijd gaat tegensputteren. Tijd voor groot onderhoud!
Met OS X Mail kun je oude mails opbergen in archiefbestanden. Zo schep je weer meer ruimte voor het programma. Als je een oud e-mailtje moet opgraven, kun je het archief makkelijk weer even inladen. Archiveren is eenvoudig en biedt je meteen de kans om de organisatie van je mails eens kritisch te bekijken.
De iPhone 14 Pro nu tot €10 korting per maand!
Heb je al internet van KPN thuis? Profiteer dan van extra voordelen
Stap voor stap | Mail E-mails archiveren
1 Nieuwe postbus
Om te beginnen maak je een nieuwe postbus aan waarin je alle mails deponeert die je in het archief wilt stoppen. Ga naar het menu ‘Postbus’ en kies ‘Nieuwe postbus…’.
2 Geef de postbus een naam
Selecteer in het uitklapmenu de locatie waar je de postbus wilt aanmaken en geef hem een makkelijk te onthouden naam. Klik op ‘OK’.
3 ‘Sleur en pleur’
Je kunt nu afzonderlijke e-mails of e-mailmappen naar de nieuwe mailbox slepen.
4 Dubbelcheck
Heb je alles? Kijk nog eens of je echt alles wat je wilt archiveren in de nieuwe postbus hebt gestopt.
5 Maak een mailarchief
Ctrl+klik op de mailbox die je wilt archiveren om het contextuele menu tevoorschijn te halen. Kies de optie ‘Archiveer postbus’.
6 Locatie is alles!
Nu moet je een plek kiezen waar je het mailarchief wilt parkeren. Je kunt het waar je maar wilt op de harde schijf zetten, op een externe harde schijf of op een cd of dvd.
7 Goed aangekomen?
En raad eens? Op die plek verschijnt een symbool voor je gearchiveerde postbus. Check wel even of je oude maar kostbare mail wel is aangekomen…
8 Weggooien…
Ga terug naar Mail en Ctrl+klik op de gearchiveerde mailbox in het programma om deze te verwijderen. Dat levert je weer ruimte op in Mail.
9 … en doorgaan
Je kunt net zo lang doorgaan tot je tevreden bent met wat er overblijft in Mail. Misschien krijg je nu wel een hele goede ingeving voor een nieuwe rangschikking van je e-mailmappen.
Het lijkt super, maar de gearchiveerde bestanden zijn nauwelijks meer leesbaar doordat alles inclusief de tags wordt gearchiveerd. Is hier ook een oplossing voor: dat de mail gewoon als tekstbestanden worden opgeslagen en dus ook evt weer leesbaar te raadplegen zijn?
m vr gr Karin van Deelen
Hoi Karin, Wanneer je met de genoemde procedure een postbus (mailbox) archiveert, worden alle berichten uit die postbus op de aangegeven locatie (bijv. de harde schijf) in één .mbox-bestand samengeperst. Met een dubbelklik op dat .mbox-bestand wordt het archief in de Teksteditor geladen en dan zijn de berichten inderdaad moeilijk leesbaar. Dit is dan ook niet de juiste manier. Wil je berichten uit het .mbox-bestand terughalen? Ga dan naar Mail en kies ‘Archiveer>Importeer postbussen’. Selecteer in het venster ‘Importeren’ de optie ‘Bestanden met mbox-structuur’ en klik op ‘Ga door’. Navigeer naar de locatie met je .mbox-bestand, selecteer ‘mbox’ (niet ‘table_of_contents’)… Lees meer »
Ik werk met Mail 2.1.3 onder OS X Tiger en heb geen optie ‘Archiveer Postbus’. Hoe kan ik met Mail 2.1.3 mail archiveren?
Door het lokale archief op je bureaublad te slepen. Dan maakt mail er automatisch een mbox bestand van. Die kan je dan weer importeren bij acrhief > importeer postbussen.